Om OBOS
OBOS er en ledende boligbygger og boligbyggelag basert i Norge, primært fokusert på å tilby høykvalitetsboliger for sine medlemmer. Etablert i 1929, har OBOS vokst til å bli en av de største boligbyggerne i Norden, med en medlemsbase på over en halv million mennesker. Organisasjonens hovedmål er å gjøre boligeierskap tilgjengelig og rimelig, og tilbyr et bredt spekter av boligprosjekter og tjenester.
I tillegg til å bygge boliger, er OBOS dedikert til å skape bærekraftige, innovative og fellesskapsorienterte boområder som forbedrer livskvaliteten for medlemmene. Denne forpliktelsen gjenspeiles i kontinuerlige innsatser for å modernisere og forbedre forvaltningen av bygningsporteføljen deres.
Utfordringen
OBOS sto overfor betydelige utfordringer med bygningsdokumentasjonen sin. Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) filer var spredt over flere plattformer—SharePoint, Teams, e-post og til og med fysiske mapper. Dette gjorde ikke bare det å finne riktig dokumentasjon frustrerende, men også en tidkrevende og ressurskrevende oppgave.
“Det er avgjørende at vi holder tritt med digitaliseringen og moderniseringen av eiendommene våre.”
— Geir Graff-Kallevåg, utviklingsdirektør, Prosjekter og drift hos OBOS
Ettersom OBOS søkte å digitalisere og modernisere driften sin, ble det klart at de trengte en løsning for å sentralisere og holde oversikt over dokumentasjonen sin. Krasimira Landsverk, driftssjef hos OBOS, delte at søket etter bare to dokumenter kunne ta opptil svimlende tre dager. Mangelen på et sentralisert system økte også risikoen for å bruke utdaterte eller dupliserte filer, noe som la til ineffektivitet og potensialet for feil.
Løsningen
For å adressere disse utfordringene samarbeidet OBOS med Findable, og inngikk et pilotprogram for å bruke deres AI-drevne dokumentplattform. Findable hjalp OBOS med å modernisere dokumentasjonsprosessene sine ved:
- Automatisk sortering: Findable sorterte automatisk dokumenter i henhold til norske byggestandarder (bygningsdelstabellen), og skapte en klar og tilgjengelig struktur for alle filer.
- Forenkle dokumenthenting: Med Findable Search er dokumenter umiddelbart tilgjengelige, og leverer resultater som matcher søketermer til både dokumenttitler og innhold.
- Umiddelbare svar: Findables verktøy lar OBOS-brukere stille spørsmål om dokumentasjonen sin på vanlig språk.
- Sikre nøyaktighet: Findable flaggermanglende dokumentasjon og minimerer risikoen for feil forårsaket av utdaterte eller dupliserte filer.
“Alt vi trenger å gjøre er å laste opp [dokumentene], og Findable vil gjøre resten.”
— Krasimira Landsverk, driftssjef hos OBOS
Findable spilte også en avgjørende rolle i OBOS sitt arbeid på Hammersborg Torg, et utviklingsprosjekt rettet mot gjenbruk av byggematerialer. Ved å sentralisere og strukturere dokumentasjon med Findable, klarte OBOS å vurdere hvilke materialer som kunne gjenbrukes, og støttet deres forpliktelse til bærekraft og sirkulærøkonomi.
Resultatene
OBOS samarbeidet med Findable for å transformere måten de håndterte bygningsdokumentasjonen sin på. Ved å bruke Findables AI-drevne plattform klarte de å redusere søketiden drastisk—fra tre dager til to minutter. Eiendomsforvaltere kan nå finne dokumentene de trenger på sekunder, og frigjøre dem til å fokusere på andre prioriteter.
Med all bygningsdokumentasjon sentralisert, har OBOS en komplett og nøyaktig oversikt over eiendomsmidlene sine. Etter et vellykket pilotprosjekt, ruller OBOS ut Findable til flere bygninger i porteføljen sin, fra eldre eiendommer til helt nye utviklinger.
“Alternativet ville vært å bruke tre dager på å finne to dokumenter. Dette lar oss spare både tid og kostnader.”
— Krasimira Landsverk, driftssjef hos OBOS
For OBOS er dette mer enn bare en teknologioppgradering—det handler om å holde tritt med den raske utviklingen av bransjen, drevet av teknologier som AI. Ved å implementere Findable har OBOS transformert en arbeidsintensiv utfordring til en effektiv, sømløs prosess.