Om Scala Eiendom
Scala Eiendom er et ledende norsk eiendomsselskap som spesialiserer seg på utvikling og forvaltning av kjøpesentre. Med en portefølje på 24 sentre over hele Norge, er de dedikert til å skape livlige lokale knutepunkter og møteplasser. Å håndtere driftsdokumentasjonen for en så omfattende portefølje krever strengt tilsyn for å sikre sikkerhet, etterlevelse og effektivitet.
Utfordringen: Manuelle prosesser og fragmentert dokumentasjon
Scala Eiendoms tekniske leder, Magne Eriksen, sto overfor den skremmende oppgaven med å sikre etterlevelse og operasjonell effektivitet på tvers av en portefølje av kjøpesentre spredt over hele Norge. Historisk sett var dokumentasjonsprosessen fragmentert og tungt manuell. Dokumenter ble lagret på USB-pinner, servere og e-poster, noe som gjorde det vanskelig og tidkrevende å hente kritisk informasjon.
“Driftsdokumentasjon er noe alle er enige om er viktig, men ingen vil håndtere.”
— Magne Eriksen, teknisk leder hos Scala Eiendom
Utfordringen ble ytterligere komplisert av involveringen av flere interessenter, inkludert leietakere som ofte jobbet på anleggene, noe som bidro til kompleksiteten ved å opprettholde et velorganisert arkiv. Ineffektiviteten bremset ikke bare driften, men utgjorde også risiko for manglende etterlevelse av regulatoriske krav.
Løsningen: Findables AI-drevne dokumenthåndtering
På jakt etter en løsning initierte Scala Eiendom et pilotprosjekt med Findable på to kjøpesentre. Suksessen med piloten førte til en selskapsomfattende utrulling, som transformerte hvordan dokumentasjon ble håndtert på tvers av alle 24 eiendommene.
“Å begynne å bruke Findable er rett og slett en liten månelanding for oss; det er som natt og dag sammenlignet med hvordan vi pleide å jobbe.”
— Magne Eriksen, teknisk leder hos Scala Eiendom
Findable automatiserte kategoriseringen og organiseringen av alle typer dokumentasjon, og effektiviserte prosessen betydelig. Fasilitetsforvaltere kunne nå få tilgang til kritiske dokumenter direkte fra mobilenhetene sine under inspeksjoner, noe som drastisk reduserte ventetider og forbedret operasjonelle arbeidsflyter.
Effektivisere etterlevelse og vedlikehold
En av hovedfordelene med Findable er evnen til å forenkle etterlevelse av byggeforskriftskrav. Dokumenter fra ulike kilder—prosjekter, vedlikeholdsaktiviteter og drift—er nå sentralisert og lett tilgjengelige. Fargekodede rapporter fremhever hull i dokumentasjonen, slik at teamet raskt kan identifisere og adressere manglende dokumentasjon.
“Ved å bruke Findable har terskelen for å levere byggeforskriftsdokumentasjon blitt veldig lav,” sier Magne. “Det er et komplekst bilde med mange involverte parter, men Findable gjør det håndterbart.”
Løsningen har vist seg spesielt verdifull for vedlikehold av utstyr som brannalarmer, rulletrapper, porter og ventilasjonsanlegg. “Vi kan ikke ta godt vare på det tekniske utstyret vårt uten riktig dokumentasjon,” legger han til.
Å integrere Findable med Scala Eiendoms eksisterende system gjorde det enklere for teamet å bruke og adoptere. “Dette betyr at våre kolleger egentlig ikke har et nytt system å forholde seg til,” bemerker Magne. “Alt fungerer sømløst med det de allerede er kjent med.”
Resultatene: En ny standard for operasjonell fortreffelighet
Med Findable har Scala Eiendom satt en ny målestokk for operasjonell effektivitet og etterlevelse. Implementeringen har ikke bare redusert manuell innsats, men også gitt et strukturert, pålitelig system for håndtering av kritiske dokumenter.
Fasilitetsforvaltere har nå umiddelbar tilgang til datablad og manualer mens de utfører inspeksjoner, noe som muliggjør raskere beslutningstaking og redusert nedetid. Den effektiviserte prosessen forbedrer ikke bare den daglige driften, men reduserer også risikoene forbundet med manglende lovpålagt dokumentasjon.
“Før måtte du vanligvis finne dokumentasjonen på en USB-pinne eller server. Alternativt måtte du ringe, be om det via e-post eller søke etter det selv. Nå fjerner vi rett og slett ventetiden og går videre effektivt.”
— Magne Eriksen, teknisk leder hos Scala Eiendom
Adopsjonen av Findable representerer et sprang fremover for Scala Eiendom—et innovativt skritt som understreker det transformative potensialet til AI-drevne løsninger i eiendomsforvaltning.