Om SINN
Studentsamskipnaden i Innlandet (SINN) er en ideell organisasjon dedikert til å forbedre studentlivet i Norges Innlandet-region. SINN forvalter nesten 2 000 studentboligenheter og har ansvar for en mangfoldig eiendomsportefølje som spenner fra historiske bygninger til moderne fasiliteter.
Utfordringen: Spredt dokumentasjon som forårsaker forsinkelser
For SINN var det å holde oversikt over FDV-manualer (Forvaltning, Drift og Vedlikehold) en stor hodepine. Dokumentasjonen var spredt over ulike systemer, formater og til og med papirarkiver, noe som gjorde informasjon vanskelig å finne.
“Hvis vi trenger å bytte ut et vindu i én av bygningene, men ikke enkelt kan finne dokumentasjon på den opprinnelige typen, ender vi opp med å bruke en enorm mengde tid og ressurser bare for å finne ut av det og få jobben gjort.”
— Arne Mo, teknologidirektør hos SINN
En betydelig del av SINNs boliger ble bygget for OL på Lillehammer i 1994, noe som betydde at mye av den opprinnelige dokumentasjonen kun eksisterte på papir. Mangelen på et sentralisert digitalt system førte til ineffektivitet, forsinkelser og unødvendige kostnader for enkle vedlikeholdsoppgaver.
Løsningen: Digitalisering og AI-søk
SINN samarbeidet med Findable for å digitalisere og organisere deres omfattende arkiver. Findables programvare sorterte automatisk filer i henhold til norske byggestandarder og flagget manglende dokumenter, noe som ga umiddelbar klarhet om registerhull.
For å bevise verdien lanserte de et pilotprosjekt på en ny bygning. “Vi startet et pilotprosjekt på en splitter ny bygning, og utfordret både Findable og entreprenøren til å jobbe mot fullstendig dokumentasjon,” sier Mo.
Spør bygningen din: Umiddelbare svar
Utover bare å organisere filer, utnyttet SINN Findables AI-søkefunksjon, “Spør bygningen din,” for å hente kritisk vedlikeholdsinformasjon på sekunder.
“AI-søkefunksjonen er strålende. Vi spurte Findable hvilken type filter som var i et spesifikt ventilasjonsanlegg, og den fant svaret på null komma niks.”
— Arne Mo, teknologidirektør
Resultatene: Mobil drift og effektivitet
Med det nye systemet kan bygningsoperatører søke etter FDV-dokumentasjon direkte på mobiltelefonen. Dette lar dem løse vedlikeholdsoppgaver på stedet uten å måtte returnere til kontoret, noe som betydelig effektiviserer arbeidsflytene.
“Jo mer operative de kan være i felten, jo mer effektive er vi.”
— Arne Mo, teknologidirektør hos SINN
“Vi hadde så mange ‘aha’-øyeblikk under pilotprosjektet at vi innså at dette ville lønne seg.”