Om Smedvig Eiendom
Smedvig Eiendom utvikler og forvalter næringseiendommer som dekker over 173 000 kvadratmeter i Norge og Storbritannia. Med en lang historie og en stor portefølje er det kritisk for samsvarende og effektiv drift å opprettholde kontroll over bygningsdokumentasjon (FDV).
Utfordringen: Paller med permer og spredte filer
Da Smedvig bestemte seg i 2023 for å få bedre kontroll over dokumentasjonen sin, sto de overfor en massiv oppgave. Dokumentasjonen var fysisk, spredt og uorganisert.
“Vi har skannet 7-8 paller med permer. Vi hadde mange forskjellige dokumenter på mange forskjellige steder.”
— Kim Lammenes, driftssjef hos Smedvig Eiendom
Utover de fysiske arkivene var digitale filer spredt over ulike innbokser, OneDrive-kontoer og USB-pinner. Hver driftstekniker hadde ofte sitt eget system, noe som skapte en avhengighet av enkeltpersoner og en risiko for datatap.
Løsningen: AI-drevet organisering
Smedvig samarbeidet med Findable for å sortere ut kaoset. Findables AI-teknologi kategoriserte og organiserte automatisk det massive volumet av skannede og digitale dokumenter.
“Findable har hjulpet oss med å sortere alt ut,” sier Lammenes. “Vi har nå en klar oversikt over all dokumentasjonen vår, og vi er alltid trygge på at den er oppdatert og i samsvar med lover og forskrifter.”
Dokumentasjon på farten
En nøkkelfordel for Smedvig har vært evnen til å håndtere dokumentasjon kontinuerlig og på farten. Terskelen for å levere dokumentasjon har blitt betydelig senket.
“Nå sier jeg til kollegene mine at hvis de har noe vi bør beholde, bare send det til Findable via e-post. Vi kan dele ansvaret mye mer, og det gjør oss også mer effektive.”
— Kim Lammenes, driftssjef hos Smedvig Eiendom
Mangelrapporter og redusert risiko
Findable tilbyr en fargekoded mangelrapport for hver bygning, som umiddelbart viser om påkrevd dokumentasjon—som serviceavtaler, rapporter og brannsikkerhetsdokumenter—er tilstede eller mangler.
“Det er en enkel måte å sikre kvaliteten på det vi trenger. Det er flott å ha et system som varsler oss hvis noe mangler slik at vi kan skaffe det,” forklarer Lammenes.
Resultatene: En game changer for driften
Implementeringen av Findable har transformert Smedvigs drift. De har gått fra et sårbart, individuelt avhengig system til en robust, organisasjonsomfattende løsning.
Nøkkelseier: Etasjetillegget som nesten ikke skjedde
Smedvig ønsket å legge til en ekstra etasje på en eksisterende bygning, men designkonsulenten nektet å gå videre uten de opprinnelige statiske beregningene.
Med Findable fant teamet de kritiske beregningene enkelt, noe som gjorde det mulig å bygge den ekstra etasjen. Uten Findable ville alternativet vært å bla gjennom stabler av permer i håp om å finne det—og prosjektet kunne kanskje aldri ha skjedd i det hele tatt.
“Nå har vi et system som hele organisasjonen kan få tilgang til. Vi vet at det ikke forsvinner, og det er ikke lenger avhengig av enkeltpersoner. Det er en stor lettelse… Det er en game changer.”
— Kim Lammenes, driftssjef hos Smedvig Eiendom
“Å gjøre dette arbeidet manuelt ville vært ekstremt tidkrevende.” Nå organiserer de dokumenter for 173 000 kvm eiendom med AI.