Utfordringen: 1 000 permer og digitalt kaos
Stavanger kommune forvalter en massiv portefølje på 800 formålsbygg som dekker 800 000 kvadratmeter, inkludert skoler, sykehjem og idrettsanlegg. Da de valgte et nytt eiendomsforvaltningssystem, sto de overfor en monumental oppgave: digitalisering og sortering av fjell av eldre dokumentasjon.
“Vi hadde over tusen permer med dokumentasjon, i tillegg til dokumentasjon lagret på CDer, USB-stasjoner og forskjellige servere… Katalogstrukturen ble veldig stor, og mange lagret samme dokument på forskjellige steder.”
— Espen Svendsen, leder for formålsbygg
Denne mangelen på organisering hadde reelle driftskostnader. Driftspersonalet trengte alt fra fargekoder til statiske lastberegninger for installasjon av solcellepaneler. Uten tilgjengelig dokumentasjon måtte kommunen ofte ansette konsulenter for dyre inspeksjoner og nye beregninger.
Løsningen: Automatisert sortering med AI
Etter en offentlig anbudsprosess samarbeidet Stavanger kommune med Findable. Den AI-drevne løsningen får nå automatisk tilgang til usorterte dokumenter, sjekker for duplikater og sorterer dem i riktige emnekategorier i eiendomsforvaltningssystemet.
“Nå har tjenesten tilgang til usorterte dokumenter, pakker dem ut, sjekker for duplikasjon og sorterer dem på riktig plass,” sier Richard Roaldsøy, ITB-koordinator. “Det er vanskelig å si hvor mye tid dette har spart oss, men med omtrent 40 000 dokumenter er det et betydelig antall timer.”
Fremtiden: Digitale tvillinger og smarte briller
Med dokumentasjonen nå sortert og kvalitetssikret, ser Stavanger kommune mot avanserte applikasjoner som digitale tvillinger.
“Siden FDV-dokumentasjonen nå er sortert… kan vi koble den til digitale tvillinger av bygningene. Dette lar driftspersonalet få tilgang til dokumentasjon gjennom smarte briller eller nettbrett på stedet. Hvis du ser på, eller er i nærheten av, en teknisk installasjon, vil du motta vedlikeholdsinstruksjoner, tekniske tegninger og annen dokumentasjon.”
— Richard Roaldsøy, ITB-koordinator
Transformasjonen fra fysiske permer til AI-drevne digitale tvillinger representerer en fullstendig modernisering av hvordan Stavanger kommune forvalter sin omfattende bygningsportefølje.