Om VELUX
VELUX er en global leder innen takvinduer og løsninger for boligforbedring, med hovedkontor i Hørsholm, Danmark. Med over 80 års erfaring opererer selskapet i 35 land og er bredt anerkjent for sitt engasjement for innovasjon og bærekraft. VELUX forvalter en omfattende portefølje av campuser over hele Europa, hver bestående av flere næringsbygninger som krever nøye tilsyn for å oppfylle operasjonelle og regulatoriske standarder.
VELUX er også kjent for sin dedikasjon til å redusere sitt miljøavtrykk, med energieffektivitet og bærekraftig byggepraksis som spiller en sentral rolle i driften. Dette engasjementet gjenspeiles i kontinuerlige innsatser for å modernisere og forbedre forvaltningen av bygningsporteføljen.
Utfordringen
VELUX bygningsportefølje spenner over nesten et århundre, og mye av dokumentasjonen—planer, tillatelser og andre kritiske filer—er lagret i fysiske permer. Noen av disse dokumentene dateres så langt tilbake som 1940-tallet.
Dette skapte utfordringer for teamene for eiendom og fasiliteter, spesielt under renoveringsprosjekter eller ved forbedring av energieffektivitet for å redusere karbonmidlene. Å finne riktig informasjon involverte ofte tidkrevende søk gjennom gamle arkiver.
“Med en opptil 80 år gammel bygningsportefølje har vi en enorm mengde fysisk dokumentasjon og tegninger. Teamene våre rundt om i Europa bruker mye tid på å søke gjennom disse.”
— Anders Lykke Nielsen, senior regional fasilitetssjef hos VELUX
Selskapet trengte også en bedre måte å håndtere compliance på tvers av sine mange bygninger i forskjellige land. Å sikre at all nødvendig dokumentasjon var oppdatert og tilgjengelig ble en økende utfordring.
Løsningen
For å løse disse problemene samarbeidet VELUX med Findable for å digitalisere arkivene sine og gjøre bygningsdokumentasjon lett søkbar. Findables AI-drevne plattform ble tilpasset for å møte VELUX behov, inkludert støtte for campuser med flere bygninger.
Det første trinnet var å digitalisere eksisterende fysiske dokumenter og skape et system hvor all ny dokumentasjon kunne lagres digitalt. Findables plattform introduserte også en live compliance-rapport, som gir en umiddelbar oversikt over om all kritisk og lovpålagt dokumentasjon er på plass. Denne funksjonen er skreddersydd for å møte de spesifikke forskriftene i hvert land hvor VELUX opererer.
“Ved å gi VELUX effektiv tilgang til dokumentasjonen deres, gjør vi dem i stand til å møte fremtidige krav knyttet til bærekraft, rapportering og energieffektivitet for bygningene sine.”
— Fredrik Wisløff, CEO og medgründer hos Findable
VELUX hadde kjent til Findables evner en stund og bidro til og med til å foredle plattformen. Dette gjorde overgangen smidig da selskapet bestemte seg for å gå videre med digitaliseringsmålene sine.
Resultatene
Ved å digitalisere dokumentasjonen sin og ta i bruk Findables AI-drevne plattform, har VELUX betydelig forbedret hvordan de håndterer bygningsinformasjon. I stedet for å lete gjennom fysiske permer, kan team nå finne informasjon på sekunder, spare tid og forbedre effektiviteten på tvers av alle campuser.
Live compliance-funksjonen har vist seg spesielt verdifull, og lar fasilitetsforvaltere raskt verifisere at all nødvendig dokumentasjon er i orden uten manuelle revisjoner. Dette sikrer at VELUX forblir samsvarende med varierte forskrifter på tvers av de 35 landene hvor de opererer, samtidig som de støtter selskapets bærekrafts- og energieffektivitetsmål.