Fra perm til plattform:
VELUX digitaliserer 80 år med FDV-dokumentasjon

Bransje
Bygg og Eiendomsforvaltning

Løsning
Findables digitale dokumentplattform

Utfordring

Håndtering av omfattende, fysisk bygningsdokumentasjon: Flere tiår med FDV-dokumentasjon lagret i fysiske arkiver.
Vanskelig tilgang til informasjon for renovering, bærekraftsprosjekter og etterlevelse av lover og regelverk.
Sikre samsvar med ulike lands lover og forskrifter.

Resultater

Scannet og digitalisert tusenvis av permer med fysiske dokumenter.
Automatisk sortering av all dokumentasjon for enklere søk i dokumentene.
Løpende mangelrapporter tilpasset hvert lands regelverk for å vise dokumenter som mangler.

80 år

med dokumentasjon digitalisert og sortert.

dokumenter mistet mellom spredte permer og minnepinner.

Vi ser frem til å bruke Findables AI-løsning for å sikre sømløs tilgang til både gammel og ny dokumentasjon.

Anders Lykke Nielsen Senior Regional Facility Manager, VELUX

Om VELUX

VELUX er en ledende aktør innen takvinduer og løsninger for forbedringer av hjemmet, med hovedkontor i Hørsholm, Danmark. Selskapet har over 80 års erfaring, opererer i 35 land og er anerkjent for sin satsing på innovasjon og bærekraft.

VELUX administrerer en omfattende bygningsportefølje over hele Europa, med flere kommersielle bygg på hver campus. Hvert bygg må overvåkes nøye for å oppfylle operasjonelle og regulatoriske krav.

Selskapet er også kjent for sitt engasjement i å redusere sitt miljøavtrykk, hvor energieffektivitet og bærekraftige byggemetoder står sentralt. Dette gjenspeiles i en kontinuerlig modernisering og forbedring av bygningsforvaltningen.

Utfordringen

VELUX sin bygningsportefølje strekker seg nesten 100 år tilbake i tid, og mye av dokumentasjonen – plantegninger, tillatelser og andre kritiske filer – var lagret i fysiske permer, noen helt tilbake fra 1940-tallet.

Dette skapte utfordringer for eiendoms- og driftsteamene, spesielt under prosjekter for renovering og energioptimalisering. Å finne riktig informasjon kunne være en tidkrevende prosess gjennom gamle arkiv.

Med en bygningsportefølje som er opptil 80 år gammel, har vi en enorm mengde fysisk dokumentasjon og tegninger. Teamene våre over hele Europa bruker mye tid på å lete gjennom disse arkivene.

—Anders Lykke Nielsen, Senior Regional Facility Manager at VELUX

Samtidig trengte selskapet en bedre løsning for å sikre samsvar og etterlevelse av lover og regler i ulike land. Å ha oppdatert og tilgjengelig dokumentasjon ble en stadig større utfordring.

Løsningen

For å løse disse utfordringene, har VELUX inngått samarbeid med Findable for å digitalisere arkivene og gjøre bygningsdokumentasjon lett tilgjengelig.

Den første fasen innebar å digitalisere eksisterende fysiske dokumenter og etablere et system der all ny dokumentasjon lagres digitalt. Findables plattform ga også en løpende mangelrapport, som gir en umiddelbar oversikt over om all kritisk og lovpålagt dokumentasjon er på plass – tilpasset regelverket i hvert land VELUX opererer i.

Ved å gi VELUX effektiv tilgang til dokumentasjonen sin, hjelper vi dem med å møte fremtidige krav til bærekraft, rapportering og energieffektivitet.

—Sondre Malde Pedersen, CPO og medgründer i Findable

VELUX hadde kjent til Findables teknologi en stund og bidro til og med til å videreutvikle plattformen. Det gjorde overgangen smidig da de bestemte seg for å ta digitaliseringsarbeidet et steg videre.

Resultatene

Ved å digitalisere dokumentasjonen og implementere Findables AI-drevne plattform, har VELUX gjort det langt enklere å administrere sin bygningsinformasjon. I stedet for å bla gjennom fysiske permer, kan teamene nå finne nødvendig informasjon på sekunder – noe som sparer tid og øker effektiviteten på alle campusene.

Vi forventer å bruke Findables AI-løsning for sømløs tilgang til både gammel og ny dokumentasjon.

—Anders Lykke Nielsen, Senior Regional Facility Manager at VELUX

De løpende mangelrapportene er spesielt verdifulle, da de hjelper VELUX med å sikre at selskapet oppfyller regulatoriske krav i alle land de opererer i.

Denne løsningen sparer ikke bare tid og ressurser, men støtter også VELUX sine bærekraftsmål ved å optimalisere renoverings- og energieffektiviseringsprosjekter. Det er et praktisk og fremtidsrettet grep for et selskap med fokus på innovasjon og bærekraft.

Dokumentjungel? Findable rydder opp.